Nieuws & Blogs

Eenvoudige springplank naar direct inzicht

Hoe zou het zijn als je niet elke maand of kwartaal, maar elke dag precies weet hoe je orderportefeuille ervoor staat. Of dat je altijd weet of de financiële balans positief of negatief doorslaat? Op dit moment tasten veel bedrijven nog in het duister of krijgen ze achteraf de rekening gepresenteerd. Business intelligence & analytics (BI) lossen veel problemen op, maar organisaties hebben koudwatervrees omdat ze als een berg opzien tegen de implementatie en dat is onterecht.

De meeste bedrijven zitten op een goudmijn, maar dan wel een rommelige goudmijn. Overal liggen waardevolle data die inzicht geven en waarmee je processen kunt stroomlijnen. Ze liggen verborgen in allerlei Excel-lijsten, e-mailboxen, turflijsten, orderlijsten of in machines in de fabriekshal. Eens per maand of kwartaal duikt een collega in de gegevens en maakt die de balans op. Hoeveel orders staan er nog open, hoeveel voorraad staat er in het magazijn, hoeveel producten staan er per afdeling klaar om door te schuiven naar de volgende en waar staat het bedrijf financieel? Vooral deze laatste categorie is relatief eenvoudig te verbeteren.

Veel organisaties lopen achter de financiële feiten aan

Nu is het aan het einde van de periode een enorm gezoek en handmatig moeizaam proces. Iets wat ik ook zag bij de financiële administratie van een grote NGO. Elke maand moesten op basis van Excel-lijsten financiële rapporten gemaakt worden en werden deze per e-mail naar 50 verantwoordelijken gestuurd. Deze NGO liep net als veel organisaties nog achter de feiten aan. Organisaties draaien eens per maand, kwartaal hun financiële rapportages uit. Pas dan komen ze er achter dat er een (groot) budgettair probleem is. Maken ze dagelijks of wekelijks de rekening op, dan houden ze vinger aan de pols en pakken ze issues aan voordat de hele organisatie in gevaar komt.

De rekening opmaken is tijdrovend en foutgevoelig

Elke week, laat staan dagelijks, deze berekeningen maken is veel te tijdrovend. De meeste mensen zien het sowieso als corvee. Het is elke keer hetzelfde werk. Er komt een post bij, er gaat er eentje af, een grote hoeveelheid getallen worden overgenomen. Daarna is het een kwestie van alle spreadsheets aan elkaar knopen. Die tabellen hebben overigens allemaal allerlei macro’s waarvan het niet altijd duidelijk is of de onderliggende berekeningen nog kloppen. De verantwoordelijke zet elke maand alle data met de hand over. Dit is niet alleen een saai en herhalend werk, een typefout is snel gemaakt.

Onderliggende logica soms ver te zoeken

Is de data gevonden en verbonden, ben je er nog niet. Je moet ook nog aan de hand van de cijfers een overzichtelijke, en voor iedereen begrijpelijke, presentatie maken en die dan weer mailen naar alle belanghebbenden. Het wordt overigens een probleem als er een aanpassing nodig is in de berekeningen, of nog erger als de rapporteur even niet beschikbaar is. De kennis van de logica achter de berekeningen gaat met diegene mee op vakantie.

Het moeilijkste aan BI is tijd ervoor vrijmaken

Het maken van rapportages is tijdrovend, foutgevoelig en niet altijd betrouwbaar. Met een BI-tool vermijd je in één keer al deze hindernissen omdat het alle handelingen automatiseert. Je maakt een einde aan het handmatig bij elkaar zoeken van spreadsheets en het foutgevoelig overtypen. Veel organisaties denken dat het implementeren van BI net zo ingrijpend is als de invoering van een nieuw ERP. Oftewel tijdrovend, ingrijpend en voor je het weet blijft belangrijk dagelijks werk liggen. Natuurlijk is het geen kwestie van een knop omzetten en klaar, maar zo ingrijpend als de meeste mensen denken is het allerminst.

Kleine investering geeft snel overal inzicht

Het lastigste is vooral om mentaal de knop om te zetten. Organisaties zijn er niet aan gewend, het is nieuwe technologie en dát maakt het vooral spannend. Als organisaties tijd vrij willen maken, hebben zij deze investering er snel uit. Vaak beschikken organisaties al over een BI-tool, waardoor ze geen extra aankoopkosten hoeven te maken. Daarnaast staat na enkele brainstormsessies het fundament klaar voor gebruik en kost het maken van de berekening daarna niet meer dan een druk op de knop.

Direct op de bal spelen

Dit scheelt uren werk per maand en iedereen kan de berekening uitvoeren. Het is een kwestie van één druk op de knop waarna alle belanghebbenden direct zien of het goed of fout gaat. En niet alleen dat, ze zien ook onmiddellijk waar het precies fout gaat. Data laden automatisch in via vooraf vastgestelde, gestandaardiseerde logica. Dit maakt een einde aan overtikfouten. Het toevoegen van posten en nieuwe tabellen is daarnaast een stuk eenvoudiger. Het allerbelangrijkste is dat een organisatie nu elke dag weet of het goed of slecht gaat en waar het handig is om in te grijpen.

Kleine investering leidt tot veel meer grip

De handige dashboards met actiegerichte informatie zorgen ervoor dat iedereen de data begrijpt. Daarnaast brengt het automatiseren van financiën meer inzicht dan voorheen omdat je meer mogelijkheden hebt tot het vinden van verbanden. Daarnaast geeft het medewerkers ervaring met nieuwe technologie die je op veel meer terreinen kunt inzetten. Gun je organisatie de voordelen van BI, en start met financiën. Het is een kleine investering die zich snel terugbetaalt.

Vision IT Consulting

Partner: Vision IT Consulting

Vision IT is a flexible and agile consultancy with many years of consultancy experience. We offer our services relating to the implementations and upgrades of Oracle JDEdwards EnterpriseOne and related to an adoption to the e-commerce business. Furthermore, we provide PIM services as well, to support your company related to the optimization of the product information data.

Lees meer